Un salarié quitte l’entreprise : la liste des accès à fermer le jour même

Le départ d’un salarié est un moment banal pour les ressources humaines, et l’un des plus risqués pour l’informatique. Un compte qui reste actif, une boîte qui continue de recevoir des commandes, une licence payée pour personne : voici la liste, dans l’ordre.

Le jour du départ

• Désactiver le compte principal, Microsoft 365 ou Google Workspace, et forcer la déconnexion de toutes les sessions ouvertes. Désactiver, pas supprimer : les données doivent d’abord être récupérées.
• Retirer les accès secondaires : VPN, bureau à distance, logiciel métier, outil de paie ou de facturation, banque en ligne, réseaux sociaux de l’entreprise, plateformes fournisseurs.
• Couper la téléphonie : poste fixe, softphone sur le mobile personnel, présence dans les groupes d’appel et les files d’attente. Le numéro peut être réattribué ou renvoyé.
• Récupérer le matériel : ordinateur, téléphone, badge, clés USB. Et changer les mots de passe partagés qu’il connaissait, Wi-Fi compris.

La semaine suivante

• Convertir la boîte mail en boîte partagée ou la déléguer au remplaçant, pour que l’historique et les clients ne soient pas perdus. Mettre un message d’absence qui donne le nouveau contact.
• Transférer les fichiers : OneDrive, dossiers personnels sur le serveur, documents partagés dont il était propriétaire.
• Vérifier les abonnements souscrits avec son adresse : outils en ligne, licences logicielles, comptes fournisseurs. Ils continuent de fonctionner et d’être facturés tant que personne ne les rattache à quelqu’un d’autre.
• Libérer la licence. C’est le point le plus souvent oublié, et c’est à la fois un risque de sécurité et une dépense qui court tous les mois. Dans les environnements que nous reprenons, nous trouvons régulièrement des licences payées pour des salariés partis depuis plus d’un an.

Le cas particulier du départ conflictuel

Quand le départ se passe mal, l’ordre change : on coupe les accès avant l’entretien, pas après. Un compte administrateur ou un accès au serveur entre de mauvaises mains pendant une heure suffit à faire des dégâts difficiles à réparer. C’est une décision du dirigeant, à prévenir à l’avance pour que nous soyons prêts au moment voulu.

Et à l’arrivée

La même liste, dans l’autre sens : compte, poste préparé, accès selon le rôle, téléphone, authentification multifacteur activée dès le premier jour. Pour nos clients sous contrat, arrivées et départs sont une simple demande à nous transmettre, et elles sont traitées dans le cadre de votre contrat.